根據(jù)《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》要求，干部檔案鑒定、分類(lèi)、整理后要打孔裝訂成卷馬口鐵裝訂夾使用方式。裝訂成卷整齊、美觀、不易散失，但在實(shí)際工作中存在許多弊端：

一是對(duì)檔案的損害馬口鐵裝訂夾使用方式。現(xiàn)在推薦使用的干部檔案裝具，須用打孔機(jī)打上三個(gè)0.6厘米的裝訂孔，用金屬軟釘穿扎、固定。由于干部檔案是由學(xué)生、軍人、工人等檔案轉(zhuǎn)化而來(lái)，多次整理、多次裝訂，左側(cè)已是千瘡百孔，再加上年代久遠(yuǎn)的紙張薄軟，許多已必須經(jīng)過(guò)修補(bǔ)才能裝訂。

二是不方便檔案的整理馬口鐵裝訂夾使用方式。干部檔案，不同于文書(shū)檔案，立卷后基本固定不動(dòng)。干部檔案，一人一卷，每年都有年度考核、工資變動(dòng)、繼續(xù)教育等人事材料產(chǎn)生，每年都要將人事材料插入相應(yīng)的類(lèi)別、相應(yīng)的位置，都需要拆卷重新裝訂，工作量較大。

三是不方便檔案的利用馬口鐵裝訂夾使用方式。干部檔案在干部選拔、出國(guó)培訓(xùn)、離退休辦理、職稱評(píng)定、福利待遇、政審等方面利用率較高，有時(shí)需要提供復(fù)印件或原件，也需要拆卷取出單份材料復(fù)制，再裝訂起來(lái)。

四是不方便檔案的信息化管理馬口鐵裝訂夾使用方式。隨著辦公自動(dòng)化的推廣，信息化進(jìn)程的推進(jìn)，干部人事檔案信息化管理勢(shì)在必行，在一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)或一定范圍內(nèi)人事檔案信息資源共享的機(jī)制在逐步建立和完善，干部檔案的數(shù)字化成為主要的工作任務(wù)，而裝訂成卷無(wú)疑不便于掃描等技術(shù)處理。

五是不利于檔案的安全保密馬口鐵裝訂夾使用方式。對(duì)于本人或其他組織按規(guī)定查閱某份人事材料，由于裝訂成卷不得不整卷提供利用，難以控制利用者查看、閱讀其他人事材料。

六是文書(shū)檔案的歸檔整理規(guī)則已為干部檔案的整理提供了有益的借鑒馬口鐵裝訂夾使用方式。從2000年開(kāi)始，對(duì)文書(shū)立卷的方法進(jìn)行了改革，簡(jiǎn)化整理，深化檢索，實(shí)行單份文件裝訂，簡(jiǎn)單分類(lèi)，劃分保管期限，裝盒管理，便于操作，便于掌握，提高了工作效率。

干部檔案雖然不整卷裝訂，但仍然按照干部檔案的形成規(guī)律、整理原則、分類(lèi)方法整理馬口鐵裝訂夾使用方式。允許選擇靈活、方便、科學(xué)、安全的裝訂方式，比如用封套袋、燕尾夾等將不同類(lèi)別的人事材料相對(duì)固定，再裝入人事檔案盒中，好管、好用，也省時(shí)、省力。